Presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil


Presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil

Toda empresa debe presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de forma obligatoria o dejar que un gestor las presente por la tuya. Vamos a ver cómo hacer la presentación, qué documentos se incluyen en las cuentas anuales y cuál el plazo para presentar las cuentas anuales.


¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son documentos contables que toda sociedad tiene que entregar anualmente al Registro Mercantil. La información de estos documentos permite evaluar el estado económico y la situación financiera de la Sociedad.

La presentación del conjunto de documentos que forman las cuentas anuales de la empresa es obligatoria y, por tanto, se establecen sanciones para empresas que no presenten las cuentas en el Registro Mercantil.

Las cuentas anuales reflejan toda la información del año anterior de la empresa, que puede no coincidir con el año natural. Por ello, el plazo de presentación de las cuentas anuales varía en función de la Sociedad y no todas las empresas las presentan a la vez.


¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Por norma general, casi todas las empresas hacen coincidir el cierre del ejercicio con el final del año natural. Eso significa que el ejercicio se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre y que, por tanto tendrán que presentar las cuentas anuales en papel o de forma telemática, antes del 30 de Julio en el Registro Mercantil.


Plazo de presentación de las cuentas anuales

A partir del cierre del ejercicio, los administradores de la empresa tienen un plazo máximo de tres meses para formular las cuentas anuales de la empresa. Una vez las cuentas están creadas, se define un mes para poder hacer la presentación a la Junta General de la empresa y ser aprobadas. Para ello, deben ser firmadas por los miembros de la Junta General. En el mes siguiente de la aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta General, se debe hacer la presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil.

Plazos de presentación de las cuentas anuales:

  • Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
  • Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
  • Hasta el 30 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil

¿Dónde presentar cuentas anuales?

Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Es por ello que, una empresa de Barcelona tendrá que presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de Barcelona y una empresa de Madrid tendrá que hacer la presentación en el Registro Mercantil de Madrid.


¿Qué documentos incluyen las cuentas anuales?

El modelo de cuentas anuales incluye cinco tipos de documentos: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Vamos a ver uno a uno toda la información que debemos incluir en cada uno de estos documentos para poder presentar las cuentas anuales en la empresa.

  • El balance de situación

El balance recoge la situación de la empresa. Se trata de una fotografía que permite comparar en un momento determinado todas las posesiones (el activo) y las deudas de la empresa (el pasivo).

Además de formar parte de las cuentas anuales de la empresa, el balance de situación permite evaluar el estado financiero de una sociedad.

  • La cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias, también llamada cuenta de resultados, es un documento contable en el que se refleja la diferencia entre los ingresos y gastos que la empresa ha tenido durante el ejercicio social.

  • El estado de cambios en el patrimonio neto

El estado de cambios en el patrimonio neto muestra la variación del capital de la Sociedad que afecta a su patrimonio, producido durante el ejercicio.

  • El estado de flujos de efectivo

También llamado Estado de flujos de tesorería, considera el movimiento de efectivo en la empresa durante el periodo de tiempo analizado.

  • La memoria

La memoria es el documento que complementa el contenido del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias y que puede incluir otra información de interés que no se incluya en ningún documento de las cuentas anuales.


Cuentas anuales abreviadas

Por norma general, todas las empresas deben presentar las cuentas anuales ordinarias. No obstante, hay unas cuantas empresas que deben presentar las cuentas anuales abreviadas.

Las cuentas anuales abreviadas son más simples que las cuentas anuales normales e incluyen los siguientes documentos:

  • El balance abreviado
  • La cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
  • Estado de cambios del patrimonio neto abreviado
  • Memoria abreviada

¿Quién tiene que presentar las cuentas anuales abreviadas?

Por norma general, todas las empresas deben presentar las cuentas anuales ordinarias. No obstante, hay unas cuantas empresas que deben presentar las cuentas anuales abreviadas, las condiciones de las cuales se especifican en el Real Decreto 602/2016.

Podrán presentar el balance y la memoria abreviadas aquellas empresas que al final del cierre del ejercicio cumplan dos de las circunstancias siguientes:

  • El total de las partidas de activo no superen los 4.000.000 de euros
  • El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 de euros
  • El número medio de trabajadores empleados no supere los 50

Por otro lado, podrán presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las empresas que al final del ejercicio cumplan dos de las circunstancias siguientes:

  • El total de las partidas de activo no superen los 8.000.000 de euros
  • El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 de euros
  • El número medio de trabajadores empleados no supere los 250

¿Qué pasa si no se presentan las cuentas anuales en una empresa?

Es obligatorio para toda Sociedad presentar las cuentas anuales de la empresa. En el caso que no se presenten las cuentas anuales o que se presenten fuera de plazo, la empresa puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Por ello, es importante que hagas la presentación de las cuentas anuales en el plazo correspondiente, de modo que puedas evitar las sanciones y multas económicas que la empresa puede recibir por no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que pueden ir desde el cierre de la hoja registral así como multas que se extienden desde los 1.200€ hasta los 60.000€.

Para poder presentar a tiempo los documentos anuales de la sociedad es importante tener toda la información de la empresa ordenada y centralizada en un mismo espacio. De este modo, puedes evitar la pérdida de documentos así como agilizar la búsqueda de todos los archivos en un mismo espacio.


Presentación y depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil

INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES conforme a los dispuesto en la Orden Ministerial de 28 de enero de 2.009 (BOE 10/02/09) modificada por Resolución de la DGRN de 6 de abril de 2.010 (BOE 7/02/10); Orden Ministerial 1291/2009 de 21 de mayo (BOE 23/05/09); Resolución de la DGRN de 28 de febrero de 2.011 (modifica Orden JUS/206/2009 y Resolución de 6 de abril de 2.010);Orden JUS/1698/2011 de 13 de junio; artículos 253 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital, 365 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil y 34 y siguientes del Código de Comercio.

EN SOPORTE PAPEL:

Deberán aportarse al Registro en una carpeta junto con la instancia de presentación y la certificación de aprobación de cuentas todos los documentos en los modelos normalizados debidamente cumplimentados. Los modelos normalizados se encuentran a su disposición en la Oficina del Registro Mercantil de manera gratuita en formato PDF rellenables (versión actualizada RDGRN 28/02/11 BOE 14/03/11)

SOPORTE CD/DVD:

Programa D2

Deberán aportarse al Registro en una carpeta:

  • Instancia de presentación (por triplicado)
  • Certificación de aprobación de cuentas
  • Certificado de la huella digital firmado
  • CD o DVD en el que constará el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.

ENVIO TELEMÁTICO:

Programa D2

  • COMPLETO: Al incorporar la certificación y la huella correspondiente en el envío no es necesario aportar ningún documento físicamente al Registro.
  • MIXTO: Dentro de los 15 días hábiles siguientes al envío telemático, deberán aportarse al Registro en una carpeta los documentos siguientes:

Certificación de aprobación de cuentas

Certificado de la huella digital firmado

Acuse de recibo que genera el envío telemático (POR DUPLICADO)

El pago correspondiente al depósito de cuentas (no telemáticas) se efectuará:

  • Transferencia bancaria. En este caso, habrá que descargarse el justificante bancario e indicar en el concepto de la transferencia el número de referencia de dicho justificante (sólo el número, en este ejemplo sería el: 27215764).
  • Tarjeta de crédito y débito en el propio registro

Para calcular el importe a pagar descargamos el cálculo del pago del depósito de cuentas anuales y rellenamos el número de sociedades a presentar por tipo de depósito (es decir, se podrá utilizar un único justificante de pago para varias sociedades), obteniéndose el importe total a pagar.

Si el medio de pago elegido para el abono del depósito de cuentas es transferencia por Internet, pincharemos en ‘generar justificante’, obteniéndose el “resguardo de ingreso por banco” por triplicado (ejemplar para la entidad bancaria, ejemplar para el Registro Mercantil y ejemplar para el interesado). En el concepto de la transferencia se escribirá únicamente el número de referencia, que aparece en la parte superior derecha del resguardo de ingreso por banco, previamente obtenido.

Retirada de Documentos y subsanación de defectos

Para la retirada de cuentas calificadas con defectos será necesario aportar, por razones de seguridad, junto con la exhibición del DNI del presentante o persona autorizada, lo siguiente:

  • O la instancia de presentación.
  • O la impresión del correo electrónico por el que se notificó el/los defecto/s al presentante.
  • O el fax por el que se notificó el/los defecto/s al presentante.
  • O bien, el original de la carta por la que se notifico el/los defectos al presentante.

Para la subsanación de defectos, una vez notificados, será necesario:

  • En el caso de presentaciones en formato papel o digital o envío telemático mixto: el presentante (o persona autorizada) se personará en la Oficina del Registro con alguno de los justificantes de notificación que figuran en el apartado anterior para retirar la carpeta con las cuentas defectuosas.
  • En el caso de presentaciones mediante envío telemático completo: bastará con la remisión de un nuevo envío de subsanación en el que se incorporarán nuevamente todos los documentos que forman parte del depósito.

ES IMPRESCINDIBLE, para todos los envíos telemáticos (mixtos o completos) y, con el fin de no duplicar asientos de presentación, relacionar el nuevo envío con el anterior que se pretende subsanar. Al efectuarlo indiquen el número de entrada del envío subsanado que figura en el acuse de recibo o en el e-mail de notificación de defectos.

Ejemplo: Libro: 2/año en el que se presentan las cuentas (no el del ejercicio de las cuentas)/nº de entrada con seis dígitos sin comas, ni decimales ni otros caracteres.

Es de advertir que la forma de presentación inicial de unas cuentas calificadas con defecto puede variar al presentar su subsanación.

Ejemplo: cuentas presentadas en papel pueden subsanarse mediante envío telemático o viceversa.


¿Quién tiene qué presentar las cuentas?

Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar , con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. (Art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil).


¿Qué plazo hay para presentar las Cuentas?

La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban (Art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 Ley de sociedades de Capital). El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio)

En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:

  • Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a 17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil siguiente.
  • Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00 horas.

Como excepción, de conformidad con lo dispuesto en el art. 248 apartado 4º de la ley hipotecaria en redacción dada por la ley 24/2005 de 18 de noviembre y en relación al número 2 del apartado 3º de dicho precepto los envíos telemáticos realizados antes de las 00:00 horas del día 30 de julio, se consideraran presentados dentro del mismo día del envío.


¿Qué pasa si presento las Cuentas fuera de plazo?

La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil.

Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.


¿Cuántos ejercicios hay que presentar para reabrir la Hoja Social?

Solo es exigible, para el levantamiento del cierre provisional de la hoja registral, el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios. (RDGRN de 3/10/05 y 8/02/10).

En la actualidad son los ejercicios 2015, 2016 y 2017. La falta de depósito del 2018, para ejercicios que comprenden el año natural, aún no produce el cierre.


¿Se puede inscribir la Liquidación de la Sociedad sin presentar Cuentas?

Sí, se puede, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil, interpretado por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de septiembre de 2.001 (BOE 30/10/01).


¿Hace falta legitimar la firma de la Certificación de aprobación de Cuentas?

No, ya no hace falta, sea cual sea el formato en el que se presenten, e incluso aunque tuviera que presentar ejercicios anteriores, conforme a lo establecido en la Ley 25/2011 de 1 de agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, concretamente en su preámbulo y en la nueva redacción dada al art. 279 del citado texto legal.


¿Qué formas hay para presentar las cuentas?

  • En soporte papel. Pueden descargar gratuitamente los modelos oficiales desde esta Web
  • En soporte CD/DVD y por vía telemática: Puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la Web www.registradores.org. El teléfono de ayuda para los usuarios del programa es 902 734 375

¿Qué documentos son los que hay que presentar?

El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son:

  1. 1. Certificación de aprobación de Cuentas
  2. 2. Memoria
  3. 3. Balance
  4. 4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  5. 5. Declaración de Identificación del Titular Real
  6. 6. Informe Medioambiental
  7. 7. Informe de Acciones/Participaciones Propias
  8. 8. Hoja de datos generales de identificación
  9. 9. Instancia de Presentación

En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 13. Son, además de los anteriores:

  1. 10. Informe de Auditoría
  2. 11. Informe de Gestión
  3. 12. Estado de Flujos de Efectivo
  4. 13. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

¿En qué modelos debo presentar las Cuentas Anuales Consolidadas?

Ya existen modelos normalizados para la presentación de cuentas consolidadas, aprobados en la orden JUS/1698/2011, de 13 de Junio, y publicados en el BOE el 20 de junio de 2011. Dichos modelos han sido incluidos en la última actualización del programa de Depósito Digital para posibilitar su presentación telemática o en soporte CD / DVD.


¿Cómo se pueden subsanar unas cuentas ya depositadas?

Es necesario distinguir entre errores de transcripción y errores en la contabilidad:

  • Error de Transcripción. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas no son correctos debido a una transcripción errónea. Los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. Bastará con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.
  • En Error Contable. Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario la celebración de una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.

¿Cuáles son las formas de pago?

Por transferencia. Para esta modalidad, ha de descargarse un “justificante de ingreso bancario” de nuestra página web, utilizando como referencia la que le aparece en el documento que se descarga.

Con tarjeta de crédito/débito.


¿Cuál es el importe de la reentrada de unas cuentas calificadas como defectuosas?

El que figura en el reverso de la nota de defecto.


¿Qué plazo hay para subsanar?

No hay un plazo determinado. No obstante, es de advertir que el asiento de presentación de un depósito de cuentas, tiene una duración de 5 meses (art. 367 RRM).


¿Quién ha de firmar la Certificación de aprobación de Cuentas?

Dependiendo del órgano de administración de la Sociedad y siempre que figure vigente e inscrito en el Registro:

En el caso de Administrador Único, el Administrador Único

En el caso de Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.

En el caso de Administradores Mancomunados:

  • Tratándose de sociedades anónimas los dos.
  • En el caso de sociedades de responsabilidad limitada, los administradores a los que los estatutos atribuyan el poder de representación. Ejemplo: si hay 5 administradores mancomunados nombrados y los estatutos establecen que será suficiente la actuación de dos cualesquiera de ellos, esas dos firmas serán las únicas necesarias en la certificación.

En el caso de consejo de Administración, el secretario o vicesecretario con el visto bueno del presidente o vicepresidente.


 

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