Legalización de libros contables en el Registro Mercantil
El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.
¿En qué consiste la legalización?
Mediante la legalización el Registro Mercantil sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad.
¿Dónde debe realizarse la legalización de los libros?
En el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio. Ver direcciones de los Registros Mercantiles.
¿Quiénes deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?
- Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
- Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
- Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.
No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:
- Los profesionales.
- Las sociedades civiles.
- Las Comunidades de Bienes.
- Las Herencias Yacentes.
- Las Cooperativas de ámbito estatal.
¿Qué libros hay que legalizar?
- El libro Diario.
- El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
- El libro de Actas de las Juntas.
- El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
- Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
- Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
¿En qué plazo deben presentarse?
- Los libros obligatorios mecanizados deberán ser presentados a su legalización antes de cuatro meses de la fecha de cierre del ejercicio.
- Los libros en blanco no están sujetos a plazo.
¿Cómo se presentan los libros?
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:
- Presentación presencial en papel: Deberá adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten.
- Presentación presencial en Soporte Magnético (CD): La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utilidad o bien utilizando el programa «Legalia». El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.
- Presentación Telemática mediante Firma Electrónica: Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros?
El Código de Comercio exige que los libros , correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.