La legalización de los libros societarios en el Registro Mercantil es una obligación anual de todas las sociedades mercantiles, y constituye una garantía de autenticidad y transparencia de la contabilidad y de los acuerdos sociales.
Concepto
La legalización de libros societarios consiste en presentar telemáticamente en el Registro Mercantil los libros oficiales que debe llevar toda sociedad, para que queden validados y sellados electrónicamente.
El objetivo es evitar manipulaciones posteriores, garantizar la veracidad de los asientos y dar publicidad a la actividad formal de la empresa.
Libros que deben legalizarse
Libros contables obligatorios:
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Libro Diario
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Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
(incluye balance inicial, balances de comprobación trimestrales y las cuentas anuales)
Libros societarios:
Según la forma jurídica de la empresa:
| Tipo de sociedad | Libros obligatorios |
|---|---|
| S.L. (Sociedad Limitada) | – Libro de actas – Libro registro de socios – Libro de contratos del socio único (si procede) |
| S.A. (Sociedad Anónima) | – Libro de actas – Libro registro de acciones nominativas – Libro registro de acciones propias |
| Sociedad Unipersonal | Además, libro de contratos del socio único con la sociedad |
Plazos para la legalización
Los libros contables deben legalizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Ejemplo:
- Si el ejercicio termina el 31 de diciembre de 2024, el plazo para legalizar los libros termina el 30 de abril de 2025.
Los libros societarios (actas, socios, acciones, contratos) se legalizan año a año, incluyendo todos los hechos acaecidos durante el ejercicio anterior.
Forma de presentación (solo telemática)
Desde el ejercicio 2014, la legalización solo puede hacerse por vía telemática.
Procedimiento:
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Preparar los libros en formato electrónico PDF o ZIP (según el programa contable).
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Firmarlos digitalmente con el certificado del administrador o del presentante.
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Presentarlos telemáticamente a través del portal.
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El Registro Mercantil revisa y sella electrónicamente los libros, asignando número de asiento y fecha de legalización.
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El presentante puede descargar el recibo y justificante oficial de legalización.
Contenido y numeración
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Los libros deben presentarse cerrados por ejercicios completos.
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Deben estar correlativamente numerados y foliados electrónicamente.
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No se admiten libros en blanco o con hojas sueltas.
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El contenido debe reflejar fielmente las operaciones contables y societarias.
Efectos de la legalización
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Prueba y autenticidad: garantiza que los asientos y acuerdos no han sido alterados.
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Publicidad formal: los libros quedan inscritos oficialmente en el Registro.
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Validez legal: requisito indispensable para auditorías, inspecciones o litigios.
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Evita sanciones por incumplimiento de las obligaciones contables.
Consecuencias del incumplimiento
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Sanciones contables (Ley General Tributaria y Código de Comercio).
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Cierre registral en caso de no cumplimiento reiterado.
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Posibles responsabilidades para los administradores por incumplimiento de sus deberes de diligencia.
Además, en caso de inspección o litigio, la falta de legalización resta fuerza probatoria a la contabilidad.
Particularidades y recomendaciones
- Se pueden legalizar también los libros auxiliares o voluntarios (por ejemplo, libro mayor, libro de IVA, etc.) si se desea otorgarles valor probatorio.
- En caso de modificación o pérdida de libros, debe dejarse constancia mediante acta notarial o comunicación al Registro.
- La firma digital debe ser de un representante legal o persona autorizada.
Coste de la inscripción en el Registro Mercantil
El coste de la inscripción en el Registro Mercantil es de 665,50€.
Solicitud de inscripción en el Registro
- Recopile la documentación indicada.
- Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
- Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la inscripción en el Registro Mercantil.
- Una vez terminada la inscripción se lo notificaremos.
Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: