Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil

El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es una obligación legal de todas las sociedades mercantiles inscritas, y tiene por finalidad garantizar la transparencia y publicidad económica de las empresas.

Concepto

El depósito de cuentas anuales consiste en la presentación y archivo en el Registro Mercantil de los documentos contables que reflejan la situación económica y financiera de la sociedad al cierre de cada ejercicio.

El objetivo es que cualquier tercero (inversores, acreedores, administración, etc.) pueda consultar la situación contable de la empresa.

Sociedades obligadas

Están obligadas todas las sociedades inscritas en el Registro Mercantil, entre ellas:

• Sociedades Anónimas (S.A.)

• Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.)

• Sociedades Comanditarias por acciones

• Sociedades Cooperativas inscritas en el Registro Mercantil

• Sucursales de sociedades extranjeras que operen en España

(Las personas físicas empresarios no están obligadas, salvo que voluntariamente depositen sus cuentas.)

Documentos que integran las cuentas anuales

Documentos contables básicos

1. Balance

2. Cuenta de pérdidas y ganancias

3. Estado de cambios en el patrimonio neto (si procede)

4. Estado de flujos de efectivo (obligatorio solo para grandes empresas)

5. Memoria

Documentación adicional obligatoria

• Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas por la Junta General.

• Informe de gestión, si procede.

• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o lo haya acordado voluntariamente.

• Hoja de datos generales de identificación (DGI) y instancia de presentación.

Plazos legales

Ejemplo: Si el ejercicio social termina el 31 de diciembre de 2024, las cuentas deben depositarse antes del 31 de julio de 2025.

Procedimiento de depósito

1. Preparación de la documentación (según el modelo normal, abreviado o pymes).

2. Firma digital de los administradores (en caso de presentación telemática).

3. Presentación telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores o presentación física en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

4. El Registrador califica la legalidad formal de los documentos.

5. Si todo es correcto, se practica el depósito y se anota la fecha.

6. Se publica un anuncio en el BORME notificando el depósito realizado.

Efectos del depósito

• Permite la publicidad oficial de la información económica de la sociedad.

• Facilita la transparencia y confianza en el tráfico mercantil.

• Es requisito indispensable para:

  • Participar en licitaciones públicas.

  • Solicitar financiación o subvenciones.

  • Evitar sanciones o cierre registral.

Consecuencias del incumplimiento

Cierre registral

Si la sociedad no deposita sus cuentas dentro del plazo, el Registro Mercantil bloquea la inscripción de nuevos actos (art. 282 LSC), salvo:

• Cese o dimisión de administradores, gerentes o liquidadores.

• Revocación o renuncia de poderes.

• Disolución o liquidación de la sociedad.

Sanciones económicas

Desde el 1 de febrero de 2021, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer sanciones:

Coste de la presentación e inscripción de las cuentas en el Registro Mercantil

El coste de la inscripción en el Registro Mercantil es de 665,50€.

Solicitud de inscripción en el Registro

1. Recopile la documentación indicada.
2. Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
3. Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la inscripción en el Registro Mercantil.
4. Una vez terminada la inscripción se lo notificaremos.

Para solicitar la inscripción en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: