El depósito y la publicidad de las cuentas anuales


Entre las funciones del Registro Mercantil, figura la relativa al depósito y publicidad de las cuentas anuales. Más que un depósito, se trata de una presentación de las cuentas y de esos documentos al Registro Mercantil, presentación que puede ser obligatoria o voluntaria.

Al lado de la presentación obligatoria, se admite la presentación voluntaria: los empresarios individuales o sociales no obligados a esa presentación pueden presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil del lugar de su domicilio siempre que figuren inscritos (art. 365.3 RRM).

En cuanto a los documentos a depositar, la Ley exige que se depositen una certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado expedido por administradores con facultad certifican que tengan los cargos vigentes, haciendo constar en la certificación si algún administrador no ha firmado las cuentas y la causa de esa falta de firma.

En el sistema legal español mercantil no tiene que calificar el contenido de las cuentas y de los demás documentos presentados. La calificación se limita a determinar si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios y si constan las firmas preceptivas (art. 280.1 LSC).

Los Registradores mercantiles deben conservar las cuentas anuales y los documentos complementarios durante 6 años (art. 280.2 LSC y art. 377 RRM). Cualquier persona puede solicitar y obtener certificación y nota simple del Registro Mercantil en el que se hubiesen depositado las cuentas y los documentos complementarios (art. 281.2 LSC y art. 369 RRM).

Para asegurar el cumplimiento de esta obligación de presentar las cuentas anuales a depósito, la Ley cuenta con dos poderosos instrumentos:

  1. La multa administrativa que impondrá el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
  2. El cierre parcial del Registro transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas.

 

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