Entre las funciones del Registro Mercantil, figura la relativa al depósito y publicidad de las cuentas anuales. Más que un depósito, se trata de una presentación de las cuentas y de esos documentos al Registro Mercantil, presentación que puede ser obligatoria o voluntaria.
Al lado de la presentación obligatoria, se admite la presentación voluntaria: los empresarios individuales o sociales no obligados a esa presentación pueden presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil del lugar de su domicilio siempre que figuren inscritos (art. 365.3 RRM).
En cuanto a los documentos a depositar, la Ley exige que se depositen una certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado expedido por administradores con facultad certifican que tengan los cargos vigentes, haciendo constar en la certificación si algún administrador no ha firmado las cuentas y la causa de esa falta de firma.
En el sistema legal español mercantil no tiene que calificar el contenido de las cuentas y de los demás documentos presentados. La calificación se limita a determinar si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios y si constan las firmas preceptivas (art. 280.1 LSC).
Los Registradores mercantiles deben conservar las cuentas anuales y los documentos complementarios durante 6 años (art. 280.2 LSC y art. 377 RRM). Cualquier persona puede solicitar y obtener certificación y nota simple del Registro Mercantil en el que se hubiesen depositado las cuentas y los documentos complementarios (art. 281.2 LSC y art. 369 RRM).
Para asegurar el cumplimiento de esta obligación de presentar las cuentas anuales a depósito, la Ley cuenta con dos poderosos instrumentos:
- La multa administrativa que impondrá el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
- El cierre parcial del Registro transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas.