Las funciones del Registro Mercantil


Consideración general

La Ley 19/1989 amplió las funciones de los Registro Mercantil territoriales, los cuales, además de ser oficinas públicas de inscripción, asumen la legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.

La atribución de funciones al Registro Mercantil, ha continuado con el Real Decreto-Ley 3/2009, que ha atribuido al Registrador mercantil la competencia para el nombramiento de experto independiente a fin de que emita informe, entre otros extremos, sobre el carácter razonable y realizable del plan de viabilidad presentado por el deudor en el marco de los denominados “acuerdos de refinanciación”. La Ley 15/2015, de jurisdicción Voluntaria ha centrado ese proceso, atribuyendo a los Registradores mercantiles en competencia compartida con los Letrados de la Administración de Justicia, la de conocer, en ciertos casos, las Juntas Generales (arts. 169 a 171 LSC) y la asamblea de obligacionistas (art. 422.3 LSC) y otros igualmente relevantes.

La legalización de los libros de los empresarios

Los empresarios están obligados a legalizar los libros de llevanza obligatoria. Se trata de una obligación legal de la contabilidad y de las actas.

La legalización consiste en la diligencia del Registrador mercantil bajo su firma, extendida en el primer folio del libro, y en el sello del Registro en todos los demás folios (art. 27 CCom).

Las sociedades cooperativas deben legalizar los libros de llevanza obligatoria en el Registro de sociedades cooperativas estatal o autonómico que corresponda; y las comunidades de propietarios deben también legalizar los libros de actas, pero la competencia para esta legalización no corresponde al Registro Mercantil, sino al Registro de la Propiedad.

La Ley distingue entre una legalización obligatoria y una legalización facultativa. Es obligatoria la legalización de los libros de llevanza obligatoria, es decir, del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y del Libro Diario y, en el caso de las sociedades mercantiles, del Libro o de los Libros de actas, del libro registro de acciones nominativas de sociedades anónimas y comanditarias por acciones, del Libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad unipersonal.

Se distingue también entre una legalidad de libros en blanco y legalización de libros anotados. La regla general es la primera: los libros obligatorios se presentan a legalización antes de su utilización debiendo estar completamente en blanco y con los folios numerados correlativamente (art. 332 RRM).

La legalización es competencia del Registro Mercantil del lugar del domicilio del empresario o sociedad mercantil.

El nombramiento de expertos independientes por el Registrador mercantil

Entre las funciones del Registro Mercantil figura también la relativa al nombramiento de expertos independientes y de auditores de las sociedades.

El nombramiento de experto independiente por el registrador Mercantil procede en dos casos determinados: en caso de constitución o de aumento de capital de sociedades capitalistas para la elaboración de un informe sobre las aportaciones no dinerarias y en caso de fusión, escisión de sociedades y traslado del domicilio social a territorio español.

En las sociedades de capital, el capital social es la única garantía con que cuentan los terceros. De ahí que la Ley se preocupe de arbitrar distintas técnicas para asegurar la realidad y la valoración de la aportaciones no dinerarias que constituyan el contravalor del capital social en la constitución de la sociedad o en los aumentos de ese capital. En las sociedades anónimas, la técnica de tutelar es el informe del experto independiente, en el que se describe cada una de las aportaciones; en las sociedades de responsabilidad limitada, la técnica es la responsabilidad solidaria  de los socios y de los administradores, frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad y de la valoración de las aportaciones no dinerarias. En las sociedades comanditarias por acciones, aunque existen socios responsables de las deudas sociales, el informe del experto independiente, al igual que en las sociedades anónimas, es igualmente obligatorio.

El nombramiento del experto o de los expertos independientes es competencia del Registrador mercantil del domicilio social. El registrador designará uno o varios expertos entre las personas físicas o jurídicas que pertenezcan a profesión directamente relacionada con los bienes objeto de valoración o que estén especialmente dedicadas a valoraciones o peritaciones (art. 340.1 RRM).

El régimen jurídico sobre nombramiento de expertos trata de conseguir dos objetivos fundamentales: la independencia del experto y la celeridad de la emisión del informe.

La independencia es el presupuesto para hacer efectiva la finalidad perseguida por la Ley al establecer esta técnica de tutela de la realidad y de la valoración de las aportaciones no dinerarias.

El objetivo de celeridad se consigue no sólo mediante una rápida tramitación de la solicitud (art. 339 y 340.1 RRM) y mediante la rápida aceptación del nombramiento, que tiene que producirse en el plazo de 5 días a contar desde la fecha de la notificación, so pena de caducidad de ese nombramiento (art. 344 RRM).

En el segundo grupo de casos en los que la Ley exige el informe de experto independiente figuran los de fusión y escisión de sociedades cuando la nueva sociedad que se constituya, alguna de las sociedades que se extingan como consecuencia de la fusión, o alguna de las sociedades beneficiarias de la escisión, revistan la forma anónima o comanditaria por acciones (arts. 34 y 78 LME). La regla es que los administradores de cada una de las sociedades anónimas o comanditarias que se fusionan o de las sociedades beneficiarias de la escisión deben solicitar del Registrador mercantil correspondiente al domicilio social de cada una de las sociedades que se fusionan o del domicilio de la sociedad que se escinde la designación de uno o varios expertos independientes y distintos para que por separado, en el caso de fusión, emitan informe sobre el proyecto de fusión y sobre el patrimonio aportado por las sociedades que se extinguen, y, en el caso de escisión emitan informe sobre el patrimonio no cinerario procedente de la sociedad que se escinde.

Cuando la sociedad absorbente fuese titular, de forma directa o indirecta de todas las acciones o participaciones sociales en que se dividiera el capital de la sociedad absorbida (art. 49.1 LME) o cuando la sociedad absorbente fuera titular directa del noventa por ciento o más, pero no de la totalidad, del capital de la sociedad que vaya a ser objeto de absorción, siempre que se ofrezca por la sociedad absorbente a los socios de la absorbida la adquisición de sus acciones o participaciones sociales, estimadas en su valor razonable, dentro de un plazo determinado que no podrá ser superior a un mes a contar desde la fecha de la inscripción de la absorción en el Registro Mercantil (art. 50.1 LME). La misma regla será de aplicación cuando la sociedad absorbente estuviera íntegramente participada, de forma directa, por la sociedad absorbida, y cuando la sociedad absorbente y la absorbida estuvieran íntegramente participadas, en forma directa, por una tercera (art. 52.1 LME).

El nombramiento de auditor de cuentas por el Registrador mercantil

En relación con el nombramiento de auditor de cuentas, la competencia como ya hemos señalado es compartida con el Letrado de la Administración de Justicia (LAJ). En el régimen legal se distingue entre los casos de sociedades obligadas a la verificación de las cuentas anuales y del informe de gestión y aquellas de sociedades no obligadas.

En el primer caso, el Registrador mercantil tiene competencia para el nombramiento cuando la junta general no hubiera nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar; o bien, cuando el titular y el suplente que hubieran sido nombrados por la junta no acepten oportunamente el cargo, por cualquier causa justificada, no puedan cumplir sus funciones (art. 265.1 LSC y art. 350 RRM).

En el segundo caso, cuando las sociedades anónimas, comanditarias por acciones o de responsabilidad limitada no estuvieran obligadas a la revisión, el nombramiento de auditor por el Registro Mercantil exige la concurrencia de dos requisitos:

  1. El primero un requisito de legitimación, consistente en que el o los solicitantes deben ser titulares, al menos, del cinco por ciento del capital social que figure inscrito en el Registro.
  2. El segundo se trata de un requisito temporal que exige que la solicitud de nombramiento de auditor se presente antes de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio social a auditar (art. 265.2 y art. 359 RRM).

El estatuto jurídico del auditor nombrado por el Registrador mercantil, si se compara con el del auditor nombrado por la junta general tiene algunas especialidades:

  1. Por lo que se refiere al periodo de nombramiento del auditor nombrado por el Registrador, la auditoría a realizar está limitada a las cuentas anuales y al informe de gestión correspondientes al último ejercicio (art. 360 RRM).
  2. En lo relativo a la retribución del auditor, es el propio Registrador mercantil quien, al efectuar el nombramiento, debe fijar esa retribución para el periodo de nombramiento o, al menos, los criterios para su cálculo.

El depósito y la publicidad de las cuentas anuales

Entre las funciones del Registro Mercantil, figura la relativa al depósito y publicidad de las cuentas anuales. Más que un depósito, se trata de una presentación de las cuentas y de esos documentos al Registro Mercantil, presentación que puede ser obligatoria o voluntaria.

Al lado de la presentación obligatoria, se admite la presentación voluntaria: los empresarios individuales o sociales no obligados a esa presentación pueden presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil del lugar de su domicilio siempre que figuren inscritos (art. 365.3 RRM).

En cuanto a los documentos a depositar, la Ley exige que se depositen una certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado expedido por administradores con facultad certifican que tengan los cargos vigentes, haciendo constar en la certificación si algún administrador no ha firmado las cuentas y la causa de esa falta de firma.

En el sistema legal español mercantil no tiene que calificar el contenido de las cuentas y de los demás documentos presentados. La calificación se limita a determinar si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios y si constan las firmas preceptivas (art. 280.1 LSC).

Los Registradores mercantiles deben conservar las cuentas anuales y los documentos complementarios durante 6 años (art. 280.2 LSC y art. 377 RRM). Cualquier persona puede solicitar y obtener certificación y nota simple del Registro Mercantil en el que se hubiesen depositado las cuentas y los documentos complementarios (art. 281.2 LSC y art. 369 RRM).

Para asegurar el cumplimiento de esta obligación de presentar las cuentas anuales a depósito, la Ley cuenta con dos poderosos instrumentos:

  1. La multa administrativa que impondrá el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
  2. El cierre parcial del Registro transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas.

 

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